Selecteer een pagina

Beetje verwarrend die termen….inbox met kleine letters is het bakje “postvak in”, terwijl INBOX in hoofdletters de naam van de dienst van Gmail is. In dit tweede artikel begin ik met mijn ervaring met de basics van de dienst INBOX en dat is het werkveld van je inbox.

Ik kijk nu anders naar de overvolle inbox

In mijn eerste artikel schreef ik dat ik zou stoppen met e-mailen. Dat is eigenlijk niet helemaal juist…..beter is om te zeggen dat ik op een andere manier naar mijn e-mail kijk en anders om ga met de afhandeling daarvan.

E-mail in mijn eigen inbox is niet anders dan een partij signalen, vragen, updates en andere vormen van informatie die op mij afgevuurd worden. In de GTD methode van David Allen wordt dit ook wel “stuff” genoemd. Zie het maar gewoon als een volle deurmat met allerlei enveloppen die op je liggen te wachten.

Een lege inbox

Het enige wat ik wil met mijn mailbox en alle stuff die op mij afkomt, is dat ik alles in de hand heb. Dat is toch eigenlijk wat we allemaal willen? Niets vergeten, alles bij de hand hebben, altijd op tijd reageren en geen stemmetjes meer in je achterhoofd die je bijvoorbeeld tijdens het douchen vertellen dat je nog het vuil buiten moet zetten. Want laten we eerlijk zijn: die reminders die je te binnen schieten, komen altijd op een moment dat je er net even niets mee kunt doen.

Screen Shot 2015-08-13 at 20.52.28

Berichten van buitenaf, maar ook reminders aan mijzelf.

Al mijn reminders, vragen, taken en “gewone” emails komen binnen in mijn Gmail account en is gekoppeld aan het nieuwe INBOX van Gmail. Vaak stuur ik een mailtje aan mezelf met een item waar ik rekening mee moet houden, of vooral niet moet vergeten om uit te voeren of op te vragen bij een ander.

Mijn INBOX is mijn stuff-box. Alles moet erin! Dit levert een groot voordeel op: het stemmetje in je achterhoofd weet dat alles onder controle is en zal niet op de meest onmogelijke tijden om je aandacht vragen. Want ook hij weet…”Jah….het staat daar in INBOX”.

Hoe deed ik dat voorheen?

Voordat ik overstapte op INBOX maakte ik gebruik van verschillende oplossingen:

  • Gmail van Google: Voor het “normale” mailverkeer maakte ik gebruik van Gmail en dan alleen de website.
  • Bijhouden van mijn taken: Alle taken of reminders die ik had waren verspreid over verschillende apps en websites. Evernote, Gmail taken, Remember the Milk….ik kon het gewoon niet vinden.
  • Items waar ik op zat te wachten: bestellingen die ik had geplaatst of boeken die ik heb uitgeleend en vooral niet moet vergeten om ze terug te vragen stonden allemaal te wachten als e-mails in mijn inbox. Ik kwam ze dus ook iedere dag meerdere keren tegen en werd er ook veevlvuldig door afgeleid.

Nieuw? Afhandelen van mijn inbox in INBOX

De interface van INBOX is fantastisch! Hij werkt erg intuïtief en binnen no-time heb je al je stuff daar neergezet waar het thuis hoort. Je hebt voor ieder item in je mailbox een aantal opties die je met veegbewegingen kunt activeren:

  • klaar: item kan gearchiveerd worden, ik hoef er verder niets mee te doen.
  • snoozen: ik wil het item op een later moment in mijn mailbox terug zien. Dit is een hele ghandige reminder functie!
  • verwijderen: natuurlijk kun je meteen ook je items verwijderen of verplaatsen naar de prullenbak.
  • markeren als spam: hoort er natuurlijk ook bij.

Voor iedere mail in mijn mailbox maak ik de afweging:

  1. Zoveel mogelijk meteen verwijderen! Sociale updates, reclame en andere onzin worden meteen verwijderd.
  2. Voor de overige items? Is meteen antwoorden mogelijk? Ja? Dan doen! Item markeren als “klaar” of “snoozen” om ‘m later terug te laten komen.
  3. Geen reactie nodig, maar wel opslaan? Markeer als “klaar”
  4. Geen reactie nodig, maar later nog eens naar kijken? Snoozen tot een later moment.

Enkele voordelen waar ik al helemaal weg van ben

Schermafbeelding 2015-08-15 om 08.50.36

Schermafbeelding 2015-08-15 om 08.54.06

 

Mijn INBOX is leeg!

Iedereen heeft antwoord, reminders komen op het juiste moment terug. Er is rust!!

In het volgende artikel zal ik meer in detail de functionaliteit van INBOX beschrijven en hoe die mij helpt om mijn dagelijks afspraken en reminders te managen. Vond je het een leuk artikel om te lezen, of heb je bijvoorbeeld hints en tips voor me? Laat je het dan even weten in een reactie onder het bericht?

Navigeer binnen de serie<< Ik stop met e-mailen, ik gebruik vanaf nu INBOX van Gmail.De features: het maakt e-mail afhandelen gewoon simpeler >>